Un dosar de înființare a unui SRL cuprinde șase grupe de documente: actele de identitate, dovada rezervării denumirii, actul constitutiv, dovada sediului social, două declarații-tip și datele despre capitalul social. Lista de mai jos le ia pe rând, cu rolul fiecăruia, astfel încât viitorii asociați să poată bifa ce au și ce le lipsește înainte de depunere.
Ordinea nu este întâmplătoare: urmează drumul firesc al pregătirii, de la oameni la nume, la act, la adresă și la bani. Reperele sunt cele publicate de ADISAF, firmă de consultanță și asistență administrativă din București care pregătește online înființări de societăți pentru fondatori din toată țara. Cine deschide acum prima societate poate folosi lista ca pe o foaie de lucru, cu o bifă la fiecare capitol încheiat.
Bifa 1: actele de identitate ale asociaților și administratorilor
Fiecare asociat și fiecare administrator prezintă cartea de identitate sau pașaportul. Regula se aplică și atunci când aceeași persoană are ambele calități, situație obișnuită la societățile cu asociat unic care își administrează singur firma. Copiile trebuie să fie lizibile, iar documentul să se afle în termenul de valabilitate. O carte de identitate care expiră peste câteva zile este un motiv banal de întârziere, ușor de evitat printr-o simplă privire pe data înscrisă.
Tot aici se notează datele de contact pentru corespondență: un telefon și o adresă de e-mail la care persoanele din dosar răspund efectiv. Când apare o întrebare legată de acte, timpul de reacție se măsoară în ore, nu în zile.
Bifa 2: denumirea rezervată
Dosarul are nevoie de dovada că denumirea este disponibilă și a fost rezervată. Se pregătesc până la trei variante, trecute în ordinea preferinței, pentru că numele dorit poate fi deja luat sau prea asemănător cu al altei firme. Fondatorii care vin cu o singură idee și fără alternative pierd timp chiar la început.
Rezervarea este valabilă o lună și nu se poate prelungi. De aceea se face atunci când restul actelor sunt aproape gata, nu cu mult înainte. O rezervare expirată înseamnă reluarea verificării, cu riscul ca între timp numele să fi fost ales de altcineva.
Bifa 3: actul constitutiv
Este documentul în jurul căruia se așază toate celelalte. Cuprinde:
- datele de identificare ale asociaților și ale administratorilor;
- denumirea și forma juridică a societății;
- sediul social;
- obiectul de activitate, adică un cod CAEN principal și codurile secundare;
- capitalul social și împărțirea părților sociale între asociați;
- modul de administrare și durata societății.
Fiecare rubrică are urmări practice. Codul CAEN principal arată din ce trăiește firma, iar codurile secundare acoperă activitățile pe care ar putea să le desfășoare pe parcurs; cele uitate acum se adaugă mai târziu printr-o modificare a actului. Împărțirea părților sociale stabilește cine decide și cum se împarte profitul, așa că se discută deschis între asociați înainte de semnare, nu după.
Potrivit site-ului, actele juridice sunt elaborate, avizate și asumate de un cabinet de avocat colaborator, înscris în Baroul București, în timp ce ADISAF are un rol administrativ și de coordonare a dosarului. Pentru fondatori, asta înseamnă că actul constitutiv nu se completează ca un formular: el se redactează pornind de la ce au hotărât asociații.
Bifa 4: dovada sediului social
Societatea are nevoie de o adresă, iar dreptul de a o folosi se dovedește cu unul dintre patru acte: act de proprietate, contract de închiriere, contract de comodat sau contract de găzduire a sediului. Alegerea ține de situația fiecărui fondator. Cine deține spațiul depune actul de proprietate, cine primește gratuit folosința unei locuințe de la un părinte încheie un comodat, iar cine nu are niciun spațiu la îndemână poate recurge la găzduire.
Un caz cere o piesă în plus. Dacă activitatea se desfășoară efectiv într-un apartament de bloc, la dosar se adaugă acordul asociației de proprietari. Cuvântul care contează este „efectiv”: una este o adresă de corespondență și alta un apartament în care vin clienți sau se lucrează zilnic.
Bifa 5: declarațiile-tip
Se depun două: declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare și declarația privind beneficiarul real. Cea de-a doua arată cine controlează în fapt societatea. Legea nr. 129/2019 o cere la înmatriculare și apoi în 15 zile de la orice modificare a datelor, nu în fiecare an.
O veste bună pentru cei care au mai văzut liste vechi: declarațiile asociaților și ale administratorilor privind îndeplinirea condițiilor legale nu se mai depun. Dosarele alcătuite după modele depășite conțin adesea hârtii care nu mai sunt cerute și, mai grav, le omit pe cele actuale. Varianta la zi se găsește în lista documentelor necesare pentru înființarea unui SRL, publicată pe site-ul ADISAF.
Bifa 6: capitalul social
Un SRL nou are un capital social de minimum 500 de lei. Pragul este de 5.000 de lei dacă cifra de afaceri netă depășește 400.000 de lei, potrivit Legii nr. 239/2025. Suma aleasă și felul în care se împarte între asociați se trec în actul constitutiv. Pragurile sunt cele publicate pe site la data documentării și se confirmă cu un contabil înainte de semnarea actului.
Dovada vărsării capitalului nu se mai depune la înmatriculare. Obligația nu a dispărut însă, doar s-a mutat în timp: cel puțin 30% din capitalul subscris se varsă în cel mult 3 luni de la înmatriculare și înainte ca societatea să înceapă primele operațiuni, conform art. 9¹ din Legea nr. 31/1990. Asociații care rețin doar jumătate din regulă descoperă târziu că au emis facturi cu un capital nevărsat.
Verificarea finală: piesele trebuie să spună același lucru
Un dosar poate fi complet și totuși nepotrivit. Înainte de depunere, documentele se compară între ele:
- adresa sediului este scrisă identic în actul constitutiv și în dovada sediului, cu număr, bloc, scară și apartament;
- codurile CAEN din actul constitutiv sunt cele dorite, iar codul principal este cel corect;
- numele, seriile și numerele din actele de identitate coincid cu cele din toate celelalte piese;
- denumirea din acte este exact cea rezervată, iar rezervarea este încă în termen;
- cele două declarații-tip sunt completate și semnate.
Coerența contează din cauza termenului. Pentru un dosar complet, termenul legal de soluționare la Registrul Comerțului este de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii. Orice cerere de completare îl prelungește, iar o literă greșită într-o adresă este suficientă pentru a o provoca.
ADISAF nu este instituție a statului și nu reprezintă Registrul Comerțului; firma pregătește dosarul, iar soluționarea aparține registratorului. Tocmai de aceea verificarea se face înainte, când corecturile sunt încă ușor de făcut. Viitorii asociați care parcurg cele șase bife și comparația finală știu, în ziua depunerii, că nu a rămas nimic la voia întâmplării.
